Cuando pensamos en bases de datos, solemos enfocarnos en su rendimiento, en la disponibilidad y la seguridad. Pero muchas veces sucede que no sabemos cuánto nos cuesta mantener la operación. Como responsable del área de bases de datos  conocer el costo de operar tus servidores SQL Server es esencial a la hora de tomar buenas decisiones. 

Pero… ¿Por qué es crucial conocer estos valores?

Hacer este cálculo parece poco importante a primera vista, pero no lo es, ya que es de gran impacto para la gestión. Sin él, no tenemos forma de saber si estamos usando nuestros recursos efectivamente. Lo que no medimos, no podemos mejorarlo. 

Dentro de todos los presupuestos hay gastos chicos que son poco importantes por sí solos, pero estos se acumulan rápidamente y terminan siendo un dolor de cabeza. Podés perderte oportunidades de ahorro importantes y además, cuando participes de reuniones presupuestarias, es posible que no tengas todos los datos para respaldar tus argumentos.

A continuación te damos una guía, junto a un ejemplo, que te permitirá preparar tu presupuesto fácilmente, develando los costos ocultos de tu operación y demás te damos tres consejos para que puedas generar ahorros en tus próximos  presupuestos.

 1. Identificar los Costos Claves

Los costos operativos de una base de datos SQL Server se dividen en on-premise y cloud, además cada uno de ellos incluye costos directos e indirectos. 

Los costos son particulares de cada organización, con lo cual deberías analizar internamente cuáles serán parte del cálculo.

En el ejemplo incluimos aquellos que son claves para los motores de bases de datos.

🔹 Costos Directos (Gastos Tangibles)

1. 1. 1. Costo de Licenciamiento SQL Server

Estos valores de licenciamiento que usamos para los cálculos son relativos deben corroborarse con un Microsoft Partner, distribuidor, etc.

• • • On-Premise: Depende de la edición utilizada (Standard, Enterprise) y del modelo de licenciamiento (per-core o CAL).
    • Cloud (Azure/AWS SQL Managed Services): Se paga por uso (licencia incluida o BYOL – Bring Your Own License).
    • Cálculo:
      • SQL Server Standard (2 cores) ≈ $3,717 USD
      • SQL Server Enterprise (2 cores) ≈ $13,748 USD
      • Azure SQL Managed Instance ≈ $0.1 – $4/hora (según tamaño y configuración)

1. 1. 1. Costo de Infraestructura On-Premise
         • Servidores físicos: Costo de compra y depreciación.
         • Energía: Consumo eléctrico del hardware.

• • • Licenciamiento de sistema operativo, VM.

1. 1. 1. Costo de Infraestructura On-Cloud
         • Instancias en la nube: Paga por CPU, RAM y almacenamiento.
         • Enlaces de red.
         • Ejemplo en Azure:
           • SQL Database (Business Critical, 8 vCores) ≈ $1,500/mes
           • SQL Managed Instance (16 vCores) ≈ $3,500/mes
   2. Costos de Soporte y Mantenimiento
      1. 1. Personal interno de TI (DBA interno) ≈ $3,000 – $36,000/año.
         2. Costos de soporte de proveedores (Microsoft/AWS/Azure).

🔹 Costos Indirectos (Impacto en el Negocio)

1. 1. 1. Costo de Downtime (Tiempo de Inactividad)
         • Fórmula:

Costo de Downtime=(Ingresos por Hora)×(Tiempo de Inactividad en Horas)

• • • Ejemplo:
      Si una empresa genera $5,000/hora y tiene 5 horas de downtime al mes: Costo mensual de downtime = 5,000 x 5 = $25,000/mes.

1. 1. 1. Pérdida de Productividad
         • Tiempo que el equipo pierde por bases de datos lentas.
         • Ejemplo: Si 10 empleados pierden 1 hora/día (salario $50/hora) = $500/día = $10,000/mes.
      2. Costo de Brechas de Seguridad y Pérdida de Datos
         • Recuperación de datos dañados: $10,000 – $100,000 por incidente.

📊 2. Costo Total

Para calcular el costo de operación podés usar la siguiente fórmula:

CT= Costo de Licencias + Costo de Infraestructura + Costo de Soporte + Costo de Downtime + Costo de Seguridad + Pérdida de Productividad 

Ejemplo de Cálculo (On-Premise vs Cloud)

3 Consejos para generar ahorro en tu próximo presupuesto

• • • Consolidación de servidores

Muchas veces se tienen múltiples instancias de SQL Server activas que no se usan o podrían convivir en un mismo servidor.

¿Qué podés hacer?

• • • Identificá servidores subutilizados o con bases sin uso.
      
      
    • Unificá instancias compatibles (con buen monitoreo) para reducir consumo de licencias, recursos y mantenimiento.
      
      
    • Eliminá bases de datos huérfanas o ambientes de testing obsoletos.
      
      

Esto aumenta la eficiencia y reduce los errores.

• • •  Optimizá el uso de recursos: CPU, memoria y disco

Muchas veces el gasto viene por el mal uso de los recursos asignados para lo cual recomendamos:

• • • Revisar los planes de ejecución y reescribir queries ineficientes.
      Mantener estadísticas e índices actualizados para evitar escaneos completos innecesarios.
    • Usar discos SSD solo donde hace falta: quizás podés mover archivos de logs o backups a almacenamiento más económico.
    • Mover las operaciones de reporting a un servidor replicado.
      
      

Una base bien optimizada necesita menos hardware y responde mejor, incluso con menos inversión.

• • •  Revisá el licenciamiento 

El licenciamiento de SQL Server puede representar un gran porcentaje del gasto, por eso evaluar su utilidad es muy importante.

¿Cómo ahorrar?

• • • Auditá el uso real de features: muchas veces se paga por Enterprise Edition cuando se podría usar Standard.
      
      
    • Evaluá licencias por core vs. por servidor según el caso.

¡No demores el armado de tu presupuesto!

Conocer el costo de operación de nuestras bases de datos nos permite distribuir mejor los recursos, conseguir mejores cotizaciones y ganar puntos con la gerencia, de la que muchas veces dependen las decisiones presupuestarias.

Saber el costo real, nos permite hablar con datos que nos respalden en charlas presupuestarias, dándonos fundamentos efectivos y opciones sólidas. Con este conocimiento, podemos potenciar el crecimiento de IT, y presentarla como un aliado en la empresa y no un centro de costos.

 ¿Te gustaría tener claridad sobre los costos ocultos de tu SQL Server? Escribinos  info@dba24.com.ar